Utilizzo della regola 80/20 per migliorare la produttività

Uno dei grandi vantaggi di essere freelance, è che puoi ignorare certe regole e per contro inventarne altre.

Quando si tratta di produttività, tuttavia, ci sono alcune regole di cui potresti beneficiare. La regola della produttività 80/20 è una di queste. Essa dichiara chiaramente che l’80% dei tuoi risultati deriva dal 20% dei tuoi sforzi. Questo principio è stato sviluppato da Vilferdo Pareto, economista e sociologo italiano che per primo ha osservato la regola nell’analizzare le tendenze della distribuzione della ricchezza e del reddito in Europa.

Ha scoperto che il 20% della popolazione possedeva l’80% della ricchezza. La regola 80/20 può essere applicata a varie situazioni, ma i proprietari di piccole imprese possono utilizzare la regola della produttività 80/20 in modo specifico per diventare più efficienti rispetto al modo in cui trascorrono il loro tempo e come gestiscono la propria attività. Ecco come utilizzare questa regola a tuo vantaggio.

Considera attentamente come utilizzi il tuo tempo

Tutti noi distribuiamo il nostro tempo e la nostra produttività nel corso della giornata. Quando si tratta della tua piccola impresa, determina a cosa stai dedicando tempo durante ogni ora di lavoro, se puoi.

Ciò fornisce l’opportunità perfetta per guardare il tuo calendario ed essere completamente onesto su ciò che stai facendo con tutto il tuo tempo. Dopo aver ristretto le tue attività quotidiane, vedi se puoi raggrupparle in base al tipo di lavoro.

Ad esempio, forse trascorri del tempo lavorando sulle vendite e sul marketing, formando il tuo team, producendo prodotti, scrivendo contenuti, ecc. Quando hai stabilito i tuoi gruppi, è il momento di iniziare a misurare i risultati. La maggior parte delle persone sceglie di misurare le attività in base al profitto, ma se stai sviluppando una certa area della tua attività, potresti voler utilizzare un altro fattore per misurare ciò che sei in grado di produrre.

Ma diciamo per questo esempio, scegli reddito e profitto. Guarderai quali attività sono le più redditizie per te. Alcune attività potrebbero non generare alcun reddito per la tua attività e quindi potresti voler limitare il tempo che dedichi ad esse.

Prenditi cura del tuo 20% prima di tutto

Se hai scoperto che il 20% del tuo sforzo si traduce in realtà nell’80% dei tuoi risultati, ti consigliamo di dare la priorità e migliorare quel margine del 20%. Questo spesso significa prendersene cura prima quando inizi la tua giornata lavorativa. Ci sono compiti che ti farebbero sentire sollevato portandoli a termine, indipendentemente da cos’altro è successo durante il giorno? Se sei un libero professionista, questa attività potrebbe essere una consegna per un cliente. Una volta che il lavoro del cliente è completato e consegnato, sai che verrai pagato. Da lì, se non puoi rispondere alle e-mail abbastanza rapidamente o riordinare la contabilità, non è poi questo gran danno per la tua produttività e il tuo programma giornaliero. Pianifica di programmare le tue attività più orientate ai risultati nelle prime ore del giorno in modo da poter garantire il successo della tua attività. Lavorerai a tratti, ma il primo tratto sarà spesso più importante/significativo dell’ultimo tratto.

Non perdere troppo tempo con l’altro 80%

Quindi sappiamo che la regola della produttività 80/20 è abbastanza chiara. Sappiamo che dovremo svolgere compiti che occuperanno il restante 80% del nostro tempo e impegno. Tuttavia, è importante non dedicare troppo tempo a queste attività perché possono produrre risultati minimi nella migliore delle ipotesi.

Quindi cosa è tecnicamente considerato troppo tempo? Dipende da come è strutturata la tua giornata lavorativa. Se stai semplicemente eseguendo brevi attività quotidiane di routine, puoi facilmente distribuire il tuo lavoro in base alla regola di produttività 80/20. Tuttavia, per quanto riguarda i progetti più grandi? Non sono esattamente così netti e definiti da individuare. Quindi, come usi questa regola per loro?

Sappi solo che mentre il tuo progetto di grandi dimensioni può essere estremamente importante, più tempo ci dedichi, meno risultati puoi aspettarti di ottenere. Questo significa che dovresti affrettarti a portare a termine il progetto per assicurarti che ottenga i migliori risultati? Non esattamente.

Quello su cui devi concentrarti è come distribuisci il tuo tempo. Secondo la regola, il primo 20% del tuo tempo e impegno porta l’80% dei risultati. Il secondo 20% porta un altro 10% dei risultati e il terzo 20% (ora siamo al 60% finora) in genere porta il 3%. Man mano che la distribuzione continua, la percentuale di risultati generati diminuisce sempre di più.

In parole povere, è importante sapere quando interromperlo e concludere un progetto dopo aver contribuito con una notevole quantità di sforzi.

Raccogli feedback e apporta modifiche rapide

Una volta che hai fatto tutto ciò che puoi fare su un’attività, puoi sempre ottenere feedback dal tuo team o dai clienti. Se sei perplesso su un aspetto particolare del compito, chiedi aiuto o affidalo a terzi. Questo può aiutarti a preservare la tua energia produttiva per altri lavori.

Ottenere feedback può anche essere utile quando si tratta di risparmiare tempo ed energia perché può aiutarti a cambiare la tua strategia o a lavorare in modo più efficiente.