Consigli semplici ed efficaci per gestire le mail aumentando la produttività

Come sapete adoro i consigli per migliorare la produttività, soprattutto lavorativa. Tra i numerosi consigli letti nel corso degli anni, quello che forse mi ha colpito di più perché non ci avevo mai pensato, riguardava il fatto di badare a badare bene a come veniva gestita l’email. Già, perché le email possono farci perdere tantissimo tempo e distrarci. In questo articolo vedremo un elenco di consigli per gestire le mail aumentando la produttività.

Utilizzare una firma automatica

La prima cosa ovvia è che non si desidera dover digitare “Cordiali saluti” e il proprio nome ogni volta che si scrive un’e-mail. Anche se sappiamo che le firme esistono quasi dall’inizio della posta elettronica, molte persone ancora non le utilizzano. Non essere uno di loro. Se non lo fai già, inizia a usarne uno immediatamente.

Annulla l’iscrizione alla maggior parte delle newsletter

Ogni giorno, probabilmente ricevi dozzine di mailing list, newsletter ed altri tipi di email spazzatura. E su 10 newsletter, forse ne leggi una o due che sono davvero preziose per te. Ecco una semplice regola: cancellati da tutto ciò che non leggi regolarmente. Non mi dilungherò molto su questo consiglio, perché ho già spiegato come fare qui.

La regola Elimina, Delega, Rispondi

Anche quando annulli l’iscrizione alla maggior parte delle newsletter, ricevi comunque alcune e-mail che puoi semplicemente eliminare senza alcun senso di colpa. Dalle e-mail di gruppo alle e-mail divertenti e tutti gli altri messaggi che non sono davvero importanti. Basta premere il pulsante Elimina. Se succede spesso, puoi chiedere alle persone di smettere di inviarti quel tipo di comunicazione.

La seconda cosa che puoi fare con molte email è delegarle, se hai un team di persone. Ovviamente devi essere molto pignolo con ciò che deleghi (non vuoi sovraccaricare il tuo team di e-mail) e puoi avere un accordo per inoltrare solo determinati tipi di e-mail in modo che possano prendersi cura di loro, senza che tu debba dare lunghe spiegazioni su cosa si tratta (se non proprio necessario), e così via. Quindi ti rimarranno sole le e-mail veramente importanti che ti sono di competenza.

Ci sono alcune categorie in cui, queste mail, dovrebbero rientrare:

• Risposta breve: se impiega meno di un minuto, rispondi immediatamente
• Risposta più lunga: utilizza un modello, inseriscilo nella tua lista di cose da fare o rispondi immediatamente se è urgente e importante
• Elenca e rispondi: inseriscilo nella tua lista di cose da fare e scrivi una risposta più tardi
• Esegui e rispondi dopo: prenditi in carico l’attività richiesta nella mail e rispondi al termine.

Se un’e-mail richiede meno di 1 minuto, rispondi immediatamente. Non esitare un secondo, fai clic su Rispondi e scrivi la risposta più breve possibile. Tornarci sopra, andare avanti e indietro, crea solo un movimento non necessario che aumenta il tempo necessario per completare un’attività.

Se c’è anche una richiesta importante che devi svolgere collegata all’e-mail, scrivi la risposta più breve possibile ed inserisci nella tua lista di cose da fare. Spesso puoi semplicemente inserire un task nella tua lista di cose da fare senza nemmeno replicare alla mail, quindi fallo e scrivi una risposta in seguito. Ricorda, più email invii, più email ricevi.

La domanda è cosa fare con le e-mail con un tempo di risposta superiore a 1 minuto. Bene, per le email importanti che richiedono più tempo per rispondere, devi trovare un sistema che funzioni meglio per te. Ecco alcune opzioni e idee su come farlo:

• Usa modelli e risposte predefinite per le risposte che hanno più o meno la stessa formulazione.
• Vedi se puoi chiamare qualcuno e rispondere in pochi minuti invece di scrivere avanti e indietro per ore.
• Chiedi a qualcuno del tuo team o del personale di supporto di rispondere alle email più lunghe.
• Raggruppa i messaggi in una cartella o contrassegnali con una stella o un pin o altro.
• Pianifica un momento in un giorno o in una settimana per rispondere a e-mail più lunghe.
• Crea elenchi di cose da fare e stabilisci le priorità o assegna ai messaggi delle priorità nella tua casella di posta.

Rispondi il più rapidamente possibile

Scrivi sempre la risposta più breve possibile (The Shortest Possiobile Reply) a ogni email. È una parola sola? Eccellente! Se non puoi usare una parola, fallo con una frase. Ci sono, ovviamente, eccezioni, se scrivi ad un CEO per esempio. Devi usare il buon senso. Tuttavia, segui sempre la regola della risposta più breve possibile. Assicurati anche che le tue e-mail siano brevi, chiare e precise. Ecco un buon esercizio che può aiutarti con le risposte più brevi possibili. Analizza le ultime 100 email a cui hai risposto e pensa a come avresti potuto rispondere in modo più conciso. Quindi, raggruppa le risposte in risposte brevi che puoi sempre utilizzare. Potresti trovare risposte brevi come:

• Confermo ricezione
• Ci sto lavorando
• File in allegato

Usa modelli e risposte predefinite

Se analizzi le tue ultime cento email, troverai che a molte email hai risposto sempre con la stessa formula. Ciò significa logicamente che in futuro riceverai e-mail simili (domande, commenti, cose da fare, offerte di vendita ecc.) e creerai risposte simili. I modelli e le risposte predefinite sono un’ottima soluzione per questo. Puoi scrivere risposte più lunghe con un solo clic o cambiando una o due parole in un modello di testo, se necessario. La maggior parte dei client di posta elettronica ha già una funzione integrata per le risposte predefinite, ma in caso contrario, ci sono molte estensioni con cui puoi aiutarti.

Invia il minor numero di email possibile

C’è un’altra regola importante per quanto riguarda la gestione della posta elettronica: se desideri ricevere meno email, invia meno email. Per ogni email che invii, c’è una risposta prevista. Se invii un’email, riceverai una o zero risposte. Se invii email a 100 persone, riceverai 100 risposte o forse un po’ meno. Ma comunque, 50 è molto più di 1 o 0. È ancora peggio se invii email di gruppo. Se lo invii a un gruppo di persone, Dio non voglia, potresti iniziare una discussione in gruppo. Potrebbe innescare una valanga di dozzine di risposte “rispondi a tutti” e la tua casella di posta verrà intasata. Quindi, invia meno e-mail e non inviare un’e-mail di gruppo a persone che non devono necessariamente riceverla. O forse anche inviare e-mail separate con lo stesso testo e utilizzare un tracker e-mail per vedere se il tuo messaggio viene letto.

Spiega pubblicamente a quale tipo di email non rispondi

Se sei un personaggio pubblico, hai il tuo blog o usi diversi social media, spiega pubblicamente a quale tipo di email rispondi e a quale no. Più email ricevi, soprattutto se sei un personaggio pubblico, più quel tipo di spiegazione può aiutarti. Puoi anche scrivere una pagina delle FAQ che indirizzi le persone a istruzioni su quando e come contattarti, o chi contattare se hai un team di persone. Allo stesso modo, puoi spiegare altre regole di comunicazione online che fanno parte del tuo sistema, come per favore non inviarmi richieste di connessione se non ci siamo mai incontrati.

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• Decluttering digitale
• Liberare spazio su Gmail