Come utilizzare la regola 1-3-5 per aumentare la produttività sul lavoro

Se sei continuamente alla ricerca di consigli per migliorare la tua produttività lavorativa o semplicemente per gestire al meglio la tua giornata lavorativa allora sei nel posto giusto. Hai mai la sensazione di stare distribuendo male il tempo che hai a disposizione tra attività seccanti e task non prioritari? Ecco allora hai bisogno di famigliarizzare con la regola del 1-3-5.

Che cos’è la regola del 1-3-5

La regola 1-3-5 è semplice: per rimanere produttivi al lavoro ogni giorno, devi solo impegnarti a svolgere 1 compito principale, 3 compiti medi e 5 compiti piccoli. Poiché copre attività da grandi, medie, a piccole, puoi essere certo di fare progressi su grandi progetti e risultati finali, fino alle attività quotidiane, come il lavoro di amministrazione o la ripetizione degli impegni quotidiani.

Ci sono molte altre misure per una maggiore produttività che puoi implementare nella tua vita per assicurarti di sfruttare al meglio il tuo tempo e la tua energia, ma questo semplice modo per riorganizzare le nostre to-do-list, può essere un potente strumento per portare a termine svariate attività. Questa regola non potrebbe essere più semplice ed è ancora più facile da applicare. Pronto a vedere come incorporare la regola 1-3-5 nella tua vita? Ecco esattamente come iniziare.

Come applicare la regola 1-3-5

Annota tutte le attività della settimana

All’inizio di ogni settimana, elencare le attività che si desidera svolgere. Queste possono essere attività che si sono riversate dalla scorsa settimana o attività che svolgi regolarmente. Dovrai anche includere alcune attività urgenti che potrebbero sorgere quel giorno, sia dopo una riunione settimanale del team o un nuovo progetto o piano in cui ti sei impegnato. E mentre elenchi le tue attività, cerca di renderle concrete e attuabili.

Ulteriori suggerimenti che aiutano a implementare questo passaggio:

• quando elenchi le attività, lascia che tutto fluisca fuori. Non preoccuparti di tirare fuori le cose dal tuo cervello e metterle su carta. Lo ordinerai più tardi.
• Tieni un elenco separato delle attività da svolgere questa settimana rispetto alle attività da svolgere la prossima settimana. Come regola generale, ogni volta che si presenta una nuova attività o progetto, annotalo immediatamente nell’elenco “Settimana successiva”.
• Fare questo esercizio di “scarico del cervello” per tutti i tuoi compiti all’inizio di ogni settimana ti aiuta a svuotare la testa, dandoti spazio per concentrarti su un compito specifico alla volta, ma ne parleremo più avanti. Dopotutto, è meglio non doversi preoccupare nemmeno di ricordare le cose da fare. Annotarli su una lista ti permette di toglierti quella cosa da fare dalla tua testa per un po’.

Raggruppa i task in attività grandi, attività medie e attività piccole

Una volta ordinate le attività che devi svolgere per la settimana, puoi iniziare a classificarle. Crea colonne per riorganizzare ogni attività o semplicemente etichettale proprio accanto al tuo elenco. Come regola generale, puoi considerare un’attività un’attività principale se sono necessarie circa 3-4 ore per essere completata. Le attività medie possono richiedere circa 1-2. E i piccoli compiti possono richiedere da meno di 30 minuti a un’ora ciascuno.

E a parte il tempo, considera anche lo sforzo richiesto per ogni compito. Alcune attività potrebbero richiedere del tempo, ma in realtà sono abbastanza semplici. In questo caso, potresti considerarlo un compito piccolo anziché un compito medio perché lo sforzo richiesto non è grande.

Probabilmente potresti svolgere queste attività prima se pianifichi del tempo dedicato e senza distrazioni.

 Ulteriori suggerimenti per implementare questo passaggio:

• non essere ossessionato dall’idea di raggruppare perfettamente le attività. Ciò ti farà solo perdere più tempo: in caso di dubbio, fidati del tuo istinto.
• Presta attenzione alle attività e ai progetti simili che stai svolgendo e al tempo che normalmente ti impiegano. Nel corso del tempo, potresti renderti conto di sovrastimare e sottovalutare lo sforzo richiesto per determinate cose da fare, quindi puoi utilizzare queste osservazioni come riferimento per la prossima volta che ripeti questo passaggio.
• Guarda i piccoli compiti sulla tua lista e pensa per un momento se davvero dovrebbero essere fatti da te. Puoi delegarlo o eliminare questi compiti dalla tua lista?

Scrivi la tua lista di cose da fare

Successivamente, puoi tracciare tutte le attività in una lista quotidiana 1-3-5 di cose da fare. Hai la possibilità di programmarlo ogni giorno, la sera prima o al mattino. Oppure puoi creare un elenco di cose da fare 1-3-5 per l’intera settimana con largo anticipo. Per evitare il richiamo di altre attività, usa uno spazio dedicato per scrivere la tua lista 1-3-5 invece di avere una lunga lista di cose da fare alla tua scrivania. Se si verificano altre attività all’improvviso, puoi programmarle dopo aver completato l’elenco 1-3-5 per il giorno o programmarle per il giorno o la settimana successiva come parte dell’elenco 1-3-5.

Ulteriori suggerimenti per implementare questo passaggio:

• utilizza app programmate specificamente per l’elenco 1-3-5 in modo da avere una pagina fresca pronta ogni giorno.
• Se utilizzi già un’app specifica per l’elenco delle cose da fare, potrebbero esserci modi per configurarla per aiutarti a implementare la regola 1-3-5. Ad esempio, la creazione di un elenco giornaliero o di un gruppo (con il nome di ogni giorno della settimana) in cui inserire le attività grandi, medie e piccole è un modo semplice per organizzare l’elenco.
• Usa una nuova pagina del tuo taccuino o agenda ogni giorno per creare il tuo elenco 1-3-5. Non deve essere fantasioso. Impegnati a mettere su carta le tue 1-3-5 attività e ingrandiscile per la giornata.

Inizia con il task principale

Affronta il compito più grande della giornata. Il compito più grande di solito è il più difficile da portare a termine, quindi è meglio toglierlo di mezzo in modo da poter procedere ad altre cose. O come diceva Mark Twain: mangia quella rana per prima cosa al mattino. Usando questa logica, inizia la tua giornata lavorativa tuffandoti direttamente nel tuo 1° compito principale. Funziona per alcuni motivi: il primo è che di solito abbiamo più energia e meno distrazioni. Quest’ultimo potrebbe essere spiegato da come tutti nel tuo ufficio sono anche impegnati ad affrontare il loro lavoro al mattino, quindi sarai meno distratto da colleghi rumorosi o che interrompono. Una seconda ragione per cui funziona è che, una volta che hai affrontato il tuo compito più grande per la giornata, ottieni lo slancio per completare il resto degli elementi della tua lista 1-3-5. Rifiutando di ritardare il task principale, riduci anche il rischio di cadere in una procrastinazione ansiosa, dove non solo continui a ritardare il tuo lavoro, ma diventi anche sempre più ansioso man mano che passa il tempo senza il suo completamento.

Ulteriori suggerimenti per aiutare a implementare questo passaggio:

• potresti voler saltare le chiacchiere mattutine in ufficio e potresti voler iniziare con un vantaggio sul tuo grande compito per la giornata.
• Se necessario, lavora al tuo compito principale sezionandolo in altri compiti di grandi dimensioni. Sebbene sia consigliabile portare a termine questo compito e portarlo a termine lavorandoci costantemente, tuttavia, se hai voglia di svolgere un piccolo compito come fosse una breve pausa, fallo finché ti fa sentire pronto per tornare al tuo compito principale.

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